2.2 Komputerisasi Overtime/Out of Town Assigment

2.2.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan tersebut adalah di bagian Controoler yaitu salah satu bagian CHR Facility & Services yang berguna untuk mengontrol secara langsung tindak lanjut (follow up) dari tugas-tugas yang berkenaan dengan pemberian service kendaraan dan perbaikan segala fasilitas yang dimiliki PT IPMOMI.

2.2.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah menerbitkan surat penugasan lembur bagi sopir (driver) yang bertugas untuk mengantar karyawan lain dalam urusan perusahaan di luar jam kerja (diluar jam 07.00 – 16.00 WIB)

2.2.3 Uraian Proses Pekerjaan

Pertama, Departement yang berkepentingan melakukan perjalanan membuat SO (Service Order) Transportations untuk CHR. Dalam hal ini, contoh SO yang dari HSE & Compliance Department untuk melakukan perjalanaan dinas ke Juanda-Surabaya (GA 324) (Lampiran 2)

SO tersebut kemudian di input oleh Facilities & Services Administrator ke dalam Ms. Excel mengenai jam keberangkatan, tujuan, tanggal, mobil yang dipakai, dan nama sopir yang akan mengantar serta nama karyawan yang meminta Services. Disamping itu, tugas tersebut langusng di informasikan langsung ke sopir yang bersangkutan agar mempersiapkan diri untuk melaksanakan tugas.

Ketika waktu pelaksanaan tugas tersebut kurang 1 hari, Facilities & Services Administrator menerbitkan Overtime yang berguna sebagai surat perintah untuk mengantar dan menjemput karyawan yang membuat SO (Services Order) dan sebagai pengingat sopir yang bertugas bahwa dia harus melaksanakan tugasnya sesuai dengan waktu yang telah dikonfirmasikan sebelumnya.

Overtime ini juga berguna sebagai bukti bagi sopir bahwa telah bekerja lembur, sehingga bisa memperoleh tambahan gaji (gaji lembur) sesuai dengan banyaknya jam dengan hitungan gaji lembur = gaji pokok x banyaknya jam lembur / 73.

Pembuatan Overtime ini dilakukan dengan cara mail merge antara Microsoft Word yang sudah dibuatkan formnya dengan Ms Excel (Lampiran 3) sehingga memudahkan dalam pembuatannya.

2.2.4 Sarana yang dipergunakan

Berbagai sarana yang diergunakan dalam aktivitas ini adalah:

1.      Lembar Service Order to CHR

2.      Lembar Overtime/Out of Town Assignment

3.      Komputer, Merk LG Computer

4.      Printer, Merk Printy – deter 4810

5.      Telephone, Merk Panasonic

2.2.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Adapun personalia pelaksana di lapangan yang berperan sebagai pembimbing hanya 1 orang.

a.       Latar belakang Pendidikan S1 Muhammadiyah Malang

b.      Kursus dan pelatihan:

1.       Training Keskretariatan

2.       Traning Masuk Perusahaan

3.       Kursus Komputer

4.       Kursus Bahasa Inggris

5.       Lama Berkerja: 9 tahun

2.2.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi adalah cara pengoprasian Mail-Merge yang sedikit berbeda dengan yang diajarkan dibangku perkuliahan dikarenakan Microsoft Office yang digunakan tahun 97 sehingga tampilan, tombol menu yang disajikan dan perintahnya juga sedikit berbeda.

Penyelesaiannya yaitu dengan bertanya langusng ke Facility & Service Administrator dan belajar Via-Telephone dengan Dosen Pembimbing PKL.