2.3 Filing Sistem Pre Start Check List Light Vehicle

2.3.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan tersebut adalah dibagian CHR (Community Human Resources)

2.3.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah menyusun berkas-berkas Pre Start Check List Light Vehicle dari semua mobil dan kendaraan lain di PT IPMOMI menjadi teratur, sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian kembali untuk penanganan selanjutnya (perbaikan dari kerusakan)

2.3.3 Uraian Proses Pelaksanaan

Semua berkas Pre Start Check List Light Vehicle (Lampiran 4) dikumpulkan, baik yang sudah ada di dalam folder maupun yang masih berserakan di atas meja. Berkas-berkas tersebut antara tahun 2006-2007.

Berkas-berkas tersebut dikelompokan sesuai dengan No Polisi, tahun, dan bulannya. Kemudian diurutkan berdasarkan sistem pengurutan tanggal dari yang Up date ke Old of date (filing sistem kronologis)

Berkas yang sudah diurutkan dimasukkan ke dalam folder berdasarkan tahun berkasnya dan bulannya sehingga dapat diketahui banyaknya kerusakan kendaraan dan status penyelesaiannya.

Disamping itu, data-data tersebut juga di input ke komputer untuk lebih memudahkan dalam pengecekan dan penyimpanannya.

2.3.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah:

1.      Check List untuk Pre Start Check List Light Vehicle (terlampir)

2.      Odner, Merk Bantex A4

3.      Stepler, Merk Djoko

4.      Pembatas File

5.      Isolasi dan Gunting

6.      Computer, Merk LG pentium 4

7.      Printer, Merk Printy-Deter 4810

2.3.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Adapun personalia pelaksana di lapangan yang berperan sebagai pembimbing hanya 1 orang.

a.       Latar belakang Pendidikan S1 Institute Teknik Surabaya

b.      Kursus dan pelatihan:

1.      Traning General Services

2.      Kursus Bahasa Inggris

3.      Diklat Permit Work

4.      Lama bekerja: 3,5 tahun

2.3.6 Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Pemecahannya.

Permasalahan yang dihadapi adalah terlalu banyaknya pergantian No Polisi kendaraan sehingga menyulitkan dalam pengelompokannya, karena No Polisi yang baru harus digabungkan file Vehicle Inspectionsnya dengan No Polisi yang lama agar tidak terjadi kerancuan data.

Pemecahannya dengan bertanya pada beberapa sopir tentang pergantian No Polisi dan mencari Record data Daftar Perpanjangan STNK, PAJAK & KIR kendaraan (Lampiran 5) untuk mempermudah pengelompokan Nomor yang berubah.